Micro softのExcelは多くの方が仕事で使われているソフトかと思います。そのExcelはマクロやVBAで自動化することができます。マクロやVBAって何？という方は下記を参照してください。
確かにVBAやマクロを有効活用すると業務効率の改善ができます。しかし、いくつかの注意点を踏まえないと思わぬ落とし穴に落ちてしまいます。私はこれまでも業務改善のためいくつかマクロを会社内の中の業務に適用しました。その経験をもとに、この記事ではExcel マクロ、VBAを取り入れる際の注意点を私の経験を踏まえて解説します。
実務で使う際の5つの注意点
①自動化する効果がはっきりしているか？
マクロで自動化することが目的になっていませんか？自動化することで改善される業務でしょうか？マクロの作製時間に対して業務の圧縮時間が勝っているかを検討しましょう。
マクロを適用する前に業務の分析が重要になってきます。自身の業務もしくはチームの業務を分析しボトルネックになっているところに適用していきたいです。
マクロを製作するコストは製作者が見積もる時間に対し2倍は余裕を見たいです。会社内の他の人に依頼する場合でも、気を使って短い日数でできるといったしまうかもしれません。しかし、マクロの作製の日数見積もりは難しいです。作成しているうちに動作不具合が出てきて修正に時間がかかります。製作者が自分であったとしても自分の見積もりに2倍をかけたほうが良いです。
②業務の手順が定まっているか？
マクロは決まりきった手順を自動化することは得意ですが、変更することは苦手です。決まった手順でできる仕事ですか？
しごとの手順がころころ変わるものに対してはまず定まった手順でできないかを検討しましょう。また、手順が変わる中でも一定の部分だけは変わらないかもしれません。そういった部分がないか探しましょう。そこをマクロで自動化できるかもしれません。
③マクロ以外の方法で自動化できないか？
マクロは作成者以外が容易に修正できないという欠点があります。もし、マクロが動かなかった場合、使用者が直すことができずに、製作者に修正の依頼が来ます。
製作者にとってはすぐに直せることだとしても、そこでいったん業務が止まるためロスが発生します。修正の時間ももちろんロスです。
EXCELであれば、ワークシート関数を使った半自動化でも十分な場合があります。EXCELは豊富な機能を持っているので、決まった処理ができるテンプレートを用意すれば半自動化が可能です。
また、Excelのワークシート関数はマクロよりもハードルが低いです。使用者のその場の修正だけで対応可能な場合もあります。マクロでない方法で実現できればそのほうをお勧めします。
④メンテナンスを考慮しているか？
そのマクロがいつまで使われるかを想定してください。やがて作成者はいなくなるので、引き継ぐことも必要です。しかし、たいていは引き継ぐ人がいないものです。5年以上使われるもので、他人には修正不可能なほど複雑なものは、ソフトウェアとして外注することも検討しましょう。複雑すぎるる機能をマクロで実装することもお勧めしません。
すべての改修に対応しないことも重要です。実際に業務にマクロを適用していくと修正箇所がかなり出てきます。しかも、タイミングも定まっていません。修正にかかる時間とそれに対してどれだけ効果があるかを見極めましょう。
⑤自動化する業務がそもそも必要か？
自動化しようとしている業務はそもそも必要な業務ですか？その業務自体を無くせるならそれ自体が望ましいです。
まとめ
以上が業務でマクロを使う際の注意点になります。マクロは効果的に使えば一定のアプトプットをミスなく効率よくこなせます。効果的に活用して生産性を上げましょう。