Excelには入力間違いを防ぐために便利な機能として、ドロップダウンリストがあります。これはプルダウンメニューとも呼ばれています。この記事での表現はドロップダウンリストに統一します。
ドロップダウンリストは指定したリストの中から選ぶ形でセルを出力する機能です。これを使うことで入力間違いがなくなることや、統一した書式で入力できるメリットがあります。
この記事では便利なドロップダウリストの使い方の実例や応用についてわかりやすく解説します。
ドロップダウンリストの使用例
ドロップダウンリストを利用した勤務予定表
初めの例はドロップダウンリストです。出勤の予定を、「出勤」、「出張」「休暇」から選ぶことができます。
この例ではC5からL7までの範囲でそれぞれのセルをクリックするとドロップダウンリストが出現します。ドロップダウンリストから出勤、出張、休みのどれかを選択します。こうすることで入力すべき項目の誤字や忘れおを防ぐことができます。
テーブルとドロップダウンリスト組み合わせ
次の例はExcelのテーブルという機能とドロップダウンリストを組み合わせた勤務予定表です。
見た目はほぼ変わりません、 ここでは半休が追加されています。 じつはテーブルの機能を使うことで項目を増やすことが容易になっています。
テーブルとはエクセルをデータベース的に使うことができる機能です。詳しくは下記のリンクを参考にしてください。
https://www.becoolusers.com/excel/table.html
上記の例の作成方法はすぐ後に説明します。
ドロップダウンリストの設定の仕方
ドロップダウンリストを利用した勤務予定表の作り方
まずは元となる表を用意します。左下には出勤、出張、休みが記入されたセルを用意します。①のようにドロップダウンリストを設定したいセルを選択します。②のデータタブのデータの入力規則をクリックします。③のデータの入力規則をクリックします。するとポップアップウィンドウが表れます。
④の入力の種類でリストを選択します。元の値の参照先を選択するために⑤をクリックします。
参照先として、出勤、出張、休みを選択します。
以上で、上の図のようにプルダウンリストが設定されます。
項目の追加方法
項目の追加は下記の手順で行います。
①半休を追加します。
②プルダウンリストを再設定する対象のセルを選択します。
③データのタブのデータ入力規則をクリックします。
④データ入力規則をクリックします。
⑦をクリックして、元の値の参照範囲を半休を含めた範囲に設定しなおします。
これでドロップダウンリストに半休が追加されました。
テーブルを使ったドロップダウンリストの作り方
次にテーブルを使ったドロップダウ運リストを紹介します。テーブルの設定することで、参照先の再設定せずに、ドロップダウンリストに項目を追加することができます。 ドロップダウンリストを設定するところまでは前の例と同じです。
①出勤、出張、休みを選択
②挿入タブのテーブルをクリック。
③テーブルが設定されるとセルに色が付きます。休みの下のセルに半休と入力すると同じテーブルのデータとして扱われます。
④プルダウンリストの参照先がテーブルになっているので半休も項目として選べるようになります。
以上がテーブルとプルダウンリストの組み合わせです。これで、テーブルに項目を記入していくだけで次々とプルダウンリストで参照できるようになります。
ドロップダウンリストの応用
連動して色が変わるドロップダウンリスト
ドロップダウンリストの項目ごとに色が変わるようになると便利です。勤務予定表の例でいえば、休みが赤になるようにすると、だれがやすみかすぐにわかるようになります。
やり方は下記のリンクが詳しいです。
https://www.tipsfound.com/excel/03106
キーボードのショートカットでドロップダウンリストを選択する
ドロップダウンリストはクリックすると項目が選べるようになりますが、キーボードでExcelを捜査しているときはマウスを使わなければいけないので煩わしいです。
そんな時はキーボードでもドロップダウンリストを表示させる下記のショートカットを使いましょう。
Alt+↓
これを使うことでキーボードだけでドロップダウンリストの項目が表示できます。
まとめ
以上がドロップダウンリストの実例と設定方法になります。Excelの機能を使いこなして、仕事の時間を削減していきましょう。