スプレッドシート 仕事効率化

スプレッドシートの共有設定や方法について解説

スプレッドシートはExcelと違い、共有方法が豊富です。

相手にURLを送ったり、共有設定をすることで共有できます。

いろいろな状況に応じて最適な共有設定が選べます。

他人とファイルを共有するなんて不安だという人にも、きちんと権限と共有の範囲と権限を理解することで安心して共有ができるはずです。

それぞれ共有方法や有効な使い方について、わかりやすく解説します。

 

スプレッドシートの基本的な使い方は下記を参照してください。

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スプレッドシートの共有でできること

スプレッドシートをリンクを送ったり、共有ユーザーを登録することで1つのスプレッドシートを他の人も編集できます。

スプレッドシートの共有を利用すると、メールでファイルを送ることに比べ下記のメリットがあります。

・常に最新版を共有できる

・同時に編集ができる。

また、設定によっては閲覧のみの設定もできます。

共有相手の範囲や権限についても細かく設定できるので以下で解説します。

スプレッドシートの共有相手の範囲や権限の設定

まず共有相手の設定方法として3種類あります。

設定名 内容
オン リンクで共有 ウェブで一般公開 リンクを知っている人が自由にアクセスできる Gooleに検索される可能性がある
オン リンク リンクを知っている人が自由にアクセスできる
オフ ユーザー指定して共有 特定のユーザーのみアクセスできる Googleアカウントが必要

状況に応じてリンクで共有するか、ユーザーで共有するかが選べます。

ユーザーを指定して共有する場合、相手がGoogleアカウントを持っていることが条件です。

リンクで共有が最も手っ取り早いですが、知られたくない情報の場合は扱いに注意が必要です。

また共有権限も下記の4種類で細かな設定が可能です。

権限設定 内容
編集者 自由に編集できて編集者や閲覧者の追加も可能
編集者 アクセス権接変更権限なし 自由に編集できるが新たな編集者や閲覧者の追加が不可能
閲覧者 閲覧、コメント、コピー、印刷が可能
閲覧者 コピー 、印刷、 コメント不可 閲覧のみ可能コピーも印刷も不可能

閲覧だけでコピーも不可能な権限から、自由に編集してユーザーを追加すると権限を段階的に設定できます。

次に具体的にどのような手順を②つ示していきます。

スプレッドシートを共有する手順

①不特定多数の人と共有したいが編集はされたくない場合

これはウェブペサイトにスプレッドシートのデータをアップロードするときに使えます。

またリンクをメールで送ることで、相手にスプレッドシートを見てもらうことができます。

作成したリンクにアクセスすることで誰でも閲覧できますが、中身は編集されません。

手順は下記になります。

 

初めに、スプレッドシート画面の左上の共有ボタンを押します。

共有設定の画面が開かれます。

リンクをコピーを押すことでリンクをコピーできます。

次に完了を押すこと共有設定の画面を閉じます。

コピーされたリンクを相手に送ったり、ウェブページに貼り付けたりすることでスプレッドシートの共有ができます。

②特定の人に編集してほしいが、勝手に編集できる人を増やしてほしくない場合

仕事では要領がわかっている人だけ変更できるようにしてほしいことが多々あります。

この共有方法は要領がわかった特定の人だけがスプレッドシートを共有できる方法です。

 

まず初めにスプレッドシート画面の左上の共有ボタンを押します。

共有設定画面に共有したいユーザーを入力します。

 

これはgoogleアカウントのアカウント名かGmailのアドレスになります。

更に右下の詳細をクリックします。

詳細設定の画面が開かれます。

この画面で「編集者によるアクセス権の変更や新しいユ-ザーの追加を禁止します」にチェックを入れます。

最後に完了を押します。

これで、追加したユーザーにはGmailが送られるはずです。

ちなみに、追加したユーザーが他の誰かにスプレッドシートのリンクを送っても下のような画面になって見ることができません。

まとめ

この記事ではスプレッドシートの共有の設定と具体的な共有の方法を紹介しました。

スプレッドシートでは共有できる範囲と権限が細かく設定できます。

共有により達成したい目的に沿って適切な方法で共有しましょう。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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