スプレッドシート 仕事効率化

バージョン管理は不要 スプレッドシートの変更履歴保存機能

Excelと異なりスプレッドシートでは変更履歴が自動で保存されていていつでも呼び出すことが可能です。

会社の仕事でExcelを使っている方は一つの目的の資料に対して複数の資料を作成する場合もあると思います。

例えば、在庫管理台帳, 在庫管理台帳a ,在庫管理台帳a_ver1 などいろんなパターンで増えていきます。

特に共同で1つのファイルを編集する場合、意図しない編集やファイルの消去を防ぐため複製ファイルを作ることがあると思います。

しかし、これはファイルが乱雑になるため、どれが正しく編集したファイルかわからなくなる場合が多いです。

スプレッドシートを使えばこの問題が解決します。

スプレッドシートはファイルの過去の変更履歴が自動で保存されていくので、バージョンを分けながら保存する必要がありません。

変更履歴を追っていけば簡単に過去の状態に復元することができます。

この機能はGoogleスライドに関しても同じです。

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この記事ではスプレッドシートの変更履歴の自動保存機能についてわかりやすく説明していきます。

スプレッドシートの変更履歴の自動保存機能とは

スプレッドシートとExcelの異なる特徴としてファイルを自動的の保存してくれる機能があります。

いっぽうで自動的に保存されると、間違った編集を保存してしまわないか心配になりますよね?

その心配もスプレッドシートでは手が打たれています。

スプレッドシートへは変更前のバージョンのファイルが自動的に保存されています。

無限に保存されるわけではなくある程度のバージョンは統合されて保存されるようでうす。

スプレッドシートの変更履歴機能の使い方

「変更履歴の表示」で過去のファイルを遡る

変更履歴を遡る手順は下記になります。

  1. ファイルを選択
  2. 変更履歴を選択
  3. 変更履歴を選択
  4. 読み込みたいバージョンを選択
  5. この版を復元を選択

下記の動画の流れになります。

履歴に残ったバージョンのファイルに変更ができます。

「最新版に名前をつける」で重要なバージョンは名前をつけて残す

自動保存機能では保存バージョンが自分では決められず、意図的にバージョンを残すことができません。

重要な編集を行ったファイルは変更を行ったときのバージョンを残しておきたいものです。

意図的に残したいときに役に立つのが最新版に名前をつける機能です。

1つのスプレッドシートに対して15までバージョンを残せます。

  1. ファイルを選択
  2. 最新版に名前をつけるを選択
  3. 変更履歴を選択
  4. 名前を入力して保存

動画にすると下記のようになります。

変更履歴にも名前がつけられて保存されました。

スプレッドシート変更履歴自動保存の頻度は?

スプレッドシートの自動変更履歴どのくらいの頻度で保存されているかは自動で決められています。

著者が使っているスプレッドシートで毎日100行程度のデータが書き込まれるファイルがあります。

このスプレッドシートのファイルの更新頻度を確認してみたところ2017年の7月から2020年の5月までにかけて、2日に1回履歴が保存されていました。

最悪のケースでも2前までで戻るだけですむようです。

もっとも、これは頻繁なデータ追加があるケースで普段は1分毎ぐらいで保存されるようです

スライド、ドキュメントでも変更履歴保存に対応

変更履歴の保存はスプレッドシートだけではありません。

同じくGoogleが提供している、スライドドキュメントにも対応しています。

スライドはパワーポイント、ドキュメントはワードのようなソフトです。

プレゼンテーションの資料は複数人で作り込むことも多いので、間違った変更がされても問題が少ない変更履歴の保存はありがたいです。

スプレッドシートのセル単体の変更履歴の表示

スプレッドシートではセル単体の変更履歴を遡ることができます。

手順は下記です。

  1. セルの上で右クリック
  2. 変更履歴を表示を選択

現在のところどのユーザーがどんな変更をしたかが表示できるだけで、変更内容を復元することはできないようです。

復元はコピペなど手動になります。

まとめ

スプレッドシートでの変更履歴の自動保存について解説しました。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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