スプレッドシート 仕事効率化

スプレッドシートとは?Excelの代わりに無料で使える表計算ソフトの使い方

Excelは仕事には欠かせないソフトですが、導入するには1万円以上かかります。

事務処理の副業で稼ぎたい人や私生活での小遣い帳作りたい人にとっては、1万円は高すぎます。

そこで紹介したいのがスプレッドシートです。

スプレッドシートはGoogleが提供する表計算ソフトです。

Excelとほとんど同等の機能を備えており、しかも無料で使えます。

Excel形式でファイル保存もできるので、他の人にExcelとしてファイルを提出することごも可能です。

この記事ではスプレッドシートとその使い方、Excelとの違いについて解説します。

スプレッドシートとは

スプレッドシートとはGoogleが提供する表計算のWebアプリです。

基本的にはパソコンのWebブラウザで利用する形になります。

上の画像のようにExcelと同じような見た目です。

Excelと同じように他のセルを参照したり、関数を使ってセルの合計や平均値も計算できます。

Excelで使える関数はたいていスプレッドシートでも使えます。

スプレッドシートの使い方

スプレッドシートはパソコンのwebブラウザ上だけでなくスマホアプリでも使えます。

必要なのはgoogleアカウントのみです。

まずはパソコンでの導入方法を紹介します。

導入方法

Googleのスプレッドシートを使うマナWebブラウザはChromeがおすすめです。

Chromeを使っていない人はまず下記サイトからダウンロードしてください。

https://www.google.com/intl/ja_jp/chrome/

ダウンロードできたらChromeを起動させて、Googleアカウントでログインをしてください。

次にChromeでスプレッドシートを開きます。

Chromeで新しいタブを開くと(画面上部の+ボタン)下記のような画面になります。

画面の右上のwebアプリボタンをクリックします。

 

そうすると、Webアプリが出てくるので、下にスクロールさせてスプレッドシートをクリックします。

スプレッドシートの画面が立ち上がります。

初回の起動では操作ガイドが表示されます。

基本操作

ファイルを作成して保存するところまでを説明します。

まずはテンプレートを選ぶところから始まります。

Excelにもありますが、ToDoリストや予算のテンプレートが用意されています。

他にも便利なテンプレートがいくつかあります。

ここでは空白のテンプレートを開きます。

空白のテンプレートを作成をクリックすると空白のテンプレートが開きます。

 

次にファイルの保存についてです。

実はスプレッドシートは保存ボタンがありません。

新しい作成した瞬間から自動的に保存されます

保存のされているか確かめるためにファイルの名前を変えてみます。

ファイル名は右上の無題のスプレッドシートをクリックすることで変更できます。

ここではテストと言う名前に変更します。

次にスプレッドシートを開いたときにファイルが有ることが確認できるるはずです。

このファイルはクラウド上に保存されるためパソコンの容量を使いません。

スマホ版スプレッドシート

スマホでもアプリ版のスプレッドシートが使えます。

下記でダウンロードできます。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシート
開発元:Google LLC
無料
posted withアプリーチ

スマホ版のスプレッドシートはパソコンと同じGoogleアカウントを使うことで同期ができます。

本格的な操作は難しいですが、パソコンで作成したシートを外出先で少し編集するなどの使い方ができます。

スプレッドシートのExcelより優れた点

機能的にはExcelとほとんど同じことができる上にスプレッドシート独自の優れたところがあります。

優れた点をいくつか紹介します。

無料で使える

なんといっても無料で使えることは大きいです。

Googleアカウントを使えばスプレッドシートの他にも、Wordやパワポ同様の機能をもつWebアプリも使えます。

ぜひ試してみてください。

自動保存ができる

スプレッドシートは作成した瞬間から自動的にクラウド上に保存が開始されます。

編集中でも自動で最新の状態が保存されるのです。

Excelでの作業に集中しすぎて、長時間ファイルを保存をせずパソコンがフリーズしたことはありませんか?

Excelの作業のやり直しが発生してしまいます。

スプレッドシートではそのようなことが起こりません。

安心して作業が継続できます。

Importxml関数でweb上のデータを簡単に取得できる

スプレッドシートにはExcelにはない関数も登録されています。

その一つがImportxmlです。

この関数はwebサイトからの情報を自動的に取得してくることができます。

例えば、Yahooニュースの現在のトップニュースをスプレッドシートに表示させることができます。

ExcelにもWebサイトから情報を取得する方法としてWebクリエとして実装されていますが、少し使いにくいです。

下記の記事に使い方を実例を交えてまとめました。

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共有が簡単にできる

Excelに比べて他のユーザーと簡単に共有ができます。

細かい権限や共有範囲の設定も可能です。

詳しくは下記の記事にまとめました。

参考スプレッドシートの共有設定や方法について解説

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マクロのような機能GAS(Google App Script)が使える。

スプレッドシートにもExcelでいうマクロの機能があります。

それがGAS(Googel App Script)です。

Excelマクロより優れた機能がいくつかあります。

例えばGmailと連携してメール送信機能を自動化したり、5分ごとにGASを自動実行したりする機能です。

これらの機能を使えば1段上の自動化ができるはずです。

独自の機能で使いやすい機能があれば今後も紹介していきます。

Excelに比べ苦手な点

一方Excelよりもいくつか苦手なところがあります。

グラフのデザインがビジネス向けでない

スプレッドシートでもグラフは作成できます。

しかし、グラフのデザインがデフォルトでは原色系でカジュアルな印象です。

ビジネスでグラフを使うならExcelのほうが見栄え良く作ることが簡単です。

ただし共有などの機能はやはりスプレッドシートのほうが優れています。

参考スプレッドシートでグラフ作成 散布図について解説

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扱えるセルの範囲が狭い

Excelではデフォルトで縦に100万行以上セルを使えます。

一方、スプレッドシートはデフォルトで1000行です。

増やすこともできますが、全体のセルの個数は50万以内になります。

膨大なデータを扱うことについてはExcelのほうが向いています。

スプレッドシートを使った在宅ワークの例

基本的にはExcelと同じことができるため在宅ワークにつかえます。

クラウドワークスで検索すると数十件応募が見つかります。

https://crowdworks.jp/public/jobs/skill/3360

データ入力や、ネットショップの運営補助などの仕事になります。

スプレッドシートなら初期投資を抑えて仕事が受注できます。

まとめ

以上がスプレッドシートの使い方とExcelとの比較です。ぜひ無料のスプレッドシートを使いこなして、仕事や生活に役立ててください。

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